Direzione generale Archivi

La Direzione generale per gli Archivi e l’Associazione nazionale archivistica italiana hanno da tempo posto attenzione al tema della formazione e gestione degli archivi delle Regioni e degli Enti locali, nonché ai temi della formazione e del profilo professionale del personale addetto. La corretta formazione degli archivi delle Regioni, proprio in virtù del fatto che custodiscono documenti che sono, per un aspetto, fonti di diritti e obblighi per i singoli cittadini e la collettività locale e, per altro aspetto, fonti per la futura ricerca storica, di particolare importanza per la conoscenza dei cambiamenti intervenuti in ambito istituzionale. Si sono tenuti incontri informali, ai quali hanno partecipato numerose Regioni, che hanno portato importanti testimonianze delle esperienze compiute e di quelle in corso. Da questi incontri è venuto l'incoraggiamento a proseguire su questa via, per far sì che le diverse esperienze siano messe a confronto e si attivi un circuito virtuoso di condivisione di problemi e soluzioni possibili.
In questo quadro è stato istituito un Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio delle Regioni, in attuazione delle disposizioni normative in materia (Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490, Decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n° 445), e per l'elaborazione dei temi legati alla formazione del titolario, massimario di scarto, nonché del manuale di gestione dell'archivio di Giunta e del Consiglio.
I due sottogruppi Consigli e Giunte hanno elaborato due modelli di titolari, uno per la Giunta e uno per il Consiglio, mentre il terzo sottogruppo ha predisposto un documento sui profili professionali.
I risultati del lavoro sono stati presentati in un convegno nazionale, organizzato dalla Direzione generale per gli archivi, con il patrocinio della due Conferenze dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome e dei Presidenti dell’Assemblea, dei Consigli Regionali e delle Province Autonome, che si è svolto a Roma presso l’Archivio Centrale dello Stato nel settembre del 2004 e che ha visto una grande partecipazione di funzionari delle Regioni e dell’Amministrazione archivistica. Per l’evento è stato pubblicato un fascicoletto, contenente i due titolari, corredato da un documento introduttivo che illustra la metodologia utilizzata per la redazione delle linee guida utili all’applicazione degli strumenti. L’attività del Gruppo di lavoro si è concentrata sulla sperimentazione e monitoraggio dell’applicazione in alcune Regioni e dall’elaborazione del piano di conservazione della documentazione, in sintonia con il piano di classificazione.
Successivamente, nel giugno 2007, in un convegno dal titolo Archivi e innovazione: Il modello delle Regioni. Gli strumenti di formazione, conservazione e gestione, organizzato dalla Direzione generale per gli archivi, Servizio III (Roma, Archivio Centrale dello Stato), sono stati presentati i risultati del Gruppo di lavoro sugli Archivi delle Regioni relativamente al massimario di selezione e scarto per le Giunte e al piano di conservazione per i Consigli. Inoltre, sono state presentate alcune riflessioni sulla sperimentazione e il monitoraggio nella applicazione del titolario di classificazione.
L’attività del Gruppo di lavoro è stata prorogata fino al mese di dicembre 2009, in considerazione della necessità sia di predisporre ulteriori strumenti per la formazione e gestione della documentazione e di sperimentare l’utilizzo e adattabilità degli strumenti predisposti alla nuova produzione documentaria su base digitale sia, nell’ambito più generale del progetto di digitalizzazione della pubblica amministrazione, di condividere criteri e modalità di esecuzione attraverso l’applicazione di standard nel processo di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale, per garantirne nel tempo l’integrità, la provenienza e la reperibilità.

Le attività
Nel 2010 l’attività del gruppo di lavoro è stata prorogata fino al maggio 2011 per permettere l’organizzazione e lo svolgimento del convegno in cui presentare i documenti prodotti a chiusura dell’attività svolta negli ultimi anni. Il convegno, organizzato dalla Direzione generale per gli archivi, Servizio II - Tutela e conservazione del patrimonio archivistico,  con il patrocinio della Conferenza dei Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome, della Conferenza dei Presidenti dell’Assemblea, dei Consigli Regionali e delle Province Autonome e dell’ Associazione nazionale archivistica italiana (ANAI), si è svolto il 7 luglio 2011, a Roma presso l'Archivio Centrale dello Stato.
Il convegno, dal titolo Memoria e diritti. Politiche e strumenti per la dematerializzazione nelle Regioni ha visto la partecipazione di numerosi archivisti e di esperti nel campo della dematerializzazione, riscuotendo un notevole successo. Sono stati presentati i risultati della terza fase di attività del gruppo di lavoro relativamente alla Dematerializzazione e responsabilità e agli Indici del titolario. Il primo documento analizza i temi legati all’avvio di progetti di dematerializzazione, evidenziando sia la necessità della costituzione di strumenti archivistici che la problematicità insita in tale ambito, e propone un sistematico profilo dell’archivista, responsabile dei diversi processi all’interno della struttura regionale. Il secondo documento propone, invece, un modello di indicizzazione dei termini presenti nel titolario di classificazione, corredato da una articolata disamina dei criteri metodologici seguiti. Tutti i relatori hanno sottolineato l’importanza dell’attività svolta dal Gruppo di lavoro ed hanno auspicato che le esperienze e le conoscenze maturate, così interessanti, non vadano disperse e che siano proseguite le riflessioni sviluppate. Ed è proprio in questa linea di evoluzione che si colloca la futura prospettiva del gruppo di lavoro proseguendo, da una parte, il proprio percorso, riconnettendosi ad alcune iniziative quali il progetto PRODE del CISIS (Centro interregionale per i sistemi informatici geografici e statistici), che sviluppa modelli di sistemi di dematerializzazione con il coinvolgimento di diverse Regioni, e dall’altra, attraverso lo sviluppo di progetti e programmi in materia di archivi regionali, collaborando nell’ambito più generale della costituzione del SAN (Sistema archivistico nazionale).Sono stati pubblicati nel fascicolo n. 1 del 2013 della rivista «Archivi e computer»i risultati dell’attività ormai decennale del gruppo di lavoro sulla riorganizzazione degli archivi delle Regioni, istituito nel 2002 per iniziativa della Direzione Generale per gli Archivi e dell’Associazione nazionale archivistica italiana.
Dalla pubblicazione emergono non solamente i risultati dell’attività che si sono condensati in numerosi strumenti di lavoro per la riorganizzazione degli archivi ma il modello di una metodologia di lavoro che ha dato fruttuosi risultati a livello nazionale, oltre ad essere stata, pur nella complessità dei problemi affrontati, una esperienza molto significativa per la creazione e la sperimentazione di modelli di processi di dematerializzazione condivisa.
Il fascicolo monografico propone, dopo l’introduzione Progetto Archivi delle Regioni: il gruppo di lavoro e la sua attività di Luigi Contegiacomo, Graziella Miraudo, Giuseppe Mesoraca ed Elisabetta Reale, i seguenti saggi: Il modello di titolario di classificazione delle Giunte regionali di Maria Grazia Billi e Stefano Giusti; Il modello di titolario di classificazione dei Consigli regionali di Monica Valentini; Dalla sperimentazione del titolario all’elaborazione degli strumenti collegati di Monica Valentini; Il modello di massimario di selezione e scarto delle regioni: principi metodologici di Maria Grazia Billi e Stefano Giusti; Dematerializzazione e responsabilità di Ilaria Pescini e Tiziana Ravasio; Il Gruppo di lavoro Archivi delle Regioni si interroga: riflessioni sulla figura del responsabile della conservazione di Elisabetta Scarpa; L’indice di classificazione di Emanuela Carrozza.
Sono, inoltre allegati in appendice il Titolario di classificazione delle giunte delle Regioni, il Piano di conservazione dei Consigli regionali: griglia integrata del titolario, della definizione delle unità archivistiche e del piano di conservazione e l’Indice collegato al titolario di classificazione dei Consigli regionali: metodologia e indice campione.
Il volume è arricchito dagli interventi “Guidelines for the use of CDs and DVDs storage media in preservation repositories”di Silvio Salza, Fotografia digitale, beni archivistici e utenti: l’impiego e la diffusione di una nuova tecnologia nella normativa e nelle iniziative dell’amministrazione archivistica di Andrea Brugnoli e Stefano Gardini,Tecnologie e banche dati per l’accesso all’informazione giuridica e l’analisi della lingua del diritto di Francesco Romano.

Lo staff
Per l'Amministrazione archivistica

• Anna Pia Bidolli, Direzione Generale per gli Archivi, coordinatrice
• Giuseppe Mesoraca, Direzione Generale per gli Archivi
• Elisabetta Reale, Direzione Generale per gli Archivi
• Maria Palma, Soprintendenza Archivistica per le Marche
• Luigi Contegiacomo, Archivio di Stato di Rovigo
• Giampiero Romanzi, Soprintendenza Archivistica per l’Emilia-Romagna
• Mauro Livraga, Soprintendenza Archivistica per la Lombardia

Per le Regioni

• Maria Grazia Billi e Stefano Giusti, Regione Liguria - Giunta
• Roberto Falco, Lucia Persico, Pierfranco Barutello Coletto, Regione Piemonte - Giunta
• Alessandra Cafano, Alessandro Righini, Barbara Sorace, Regione Emilia Romagna - Giunta
• Ilaria Pescini, Donatella Gebbia, Elisa Costa, Regione Toscana - Giunta
• Gianluigi Contini , Regione Sardegna - Giunta
• Enrico Poggi, Elisabetta Scarpa, Regione Veneto - Giunta
• Emanuela Carrozza, Maurizio Casagrande, Regione Umbria - Giunta
• Mauro Ercoli, Sara Argentati, Regione Marche - Giunta
• Armando Tomasi, Provincia di Trento
• Gualtiero Freiburger, Salvatrice Falcone, Graziella Miraudo, Regione Piemonte - Consiglio
• Tiziana Ravasio, Regione Emilia-Romagna - Consiglio
• Stella Vari, Regione Liguria - Consiglio
• Giovanni Giacomo Pani, Maria Luigia Pellicciari, Daniela Rueca, Regione Lazio - Consiglio
• Monica Valentini, Sabina Giordano, Regione Toscana - Consiglio
• Antonella Bacelli, Regione Umbria - Consiglio
• Walter Robbiati, Nicola Fornataro, Regione Lombardia - Consiglio

Titolario di classificazione delle Regioni
Premessa e introduzione
Allegato A
Allegato B
Allegato C
Allegato D
Modello di presentazione del piano di conservazione
Massimario di selezione e scarto per le Giunte. Piano di conservazione per i Consigli

Giornata di studi Memoria e diritti (7 luglio 2011)
Il programma
Intervento di Tiziana Ravasio, Ilaria Pescini e Armando Tomasi
Intervento di Emanuela Carrozza
Intervento di Giulio Salerno
Intervento di Stefano Pigliapoco
Intervento di Andrea Nicolini
Intervento di Mariella Guercio
Intervento di Giuseppe Palumbo
Intervento a cura del Gruppo di Lavoro Nazionale Archivi delle Regioni