PROCEDIMENTI DI DONAZIONE DI MATERIALE ARCHIVISTICO A FAVORE DEGLI ARCHIVI DI STATO
È possibile effettuare donazioni di materiale archivistico agli Archivi di Stato secondo i criteri di valutazione e le modalità indicati nella Circolare del 30 marzo 2017, n. 16 e nella Circolare del 10 gennaio 2020, n. 1 della Direzione generale Archivi.
L’iter relativo al procedimento di donazione è descritto nel documento qui disponibile per il download
Modulo per la donazione di modico valore
Modello di contratto per donazione
PROCEDIMENTI DI SCARTO DOCUMENTI DEGLI UFFICI DELLO STATO - PROCEDURA ORDINARIA
Riferimenti normativi: Art. 21, c. 1, lett. d) e Art. 41, c. 5 del D. Lgs. 22/01/2004, n. 42; Art. 6 DPR 08/01/2001, n. 37.
Termine di conclusione del procedimento: 120 giorni.
Presentazione delle proposte di scarto
Le richieste di autorizzazione allo scarto, da trasmettere con nota protocollata esclusivamente mediante posta elettronica all’indirizzo PEC del Servizio II della Direzione generale Archivi (dg-a.servizio2[at]pec.cultura.gov.it), devono essere corredate da:
- verbale di riunione della Commissione di sorveglianza, esplicitamente approvato e sottoscritto da tutti i componenti dell’organo collegiale;
- una relazione illustrativa contenente le motivazioni dello scarto;
- uno o più elenchi di scarto, redatti secondo il modello allegato alla circolare n. 18 del 24/04/2008 di questa Direzione generale e debitamente compilati in ogni parte.
N.B. Le Commissioni di sorveglianza sugli archivi di cui al DPR 37/2001 debbono essere considerate collegi perfetti. I rappresentanti dell’Amministrazione a cui appartengono gli atti e quelli del Ministero dell’interno e dell’Archivio di Stato competente rappresentano interessi non fungibili. Non possono essere dunque considerate valide le deliberazioni delle Commissioni quando non siano presenti i rappresentanti di tutte e tre le amministrazioni a cui il citato DPR affida congiuntamente la responsabilità di formulare le proposte di scarto.
La relazione illustrativa può essere omessa qualora le motivazioni alla proposta di scarto siano esplicitate nel verbale. In ogni caso, le motivazioni dovranno essere sinteticamente ma chiaramente richiamate nell’apposita sezione degli elenchi di scarto.
Si rammenta la necessità di vidimare gli elenchi di scarto mediante apposizione della data del verbale e del visto, con sigla o firma, di tutti i componenti della Commissione di sorveglianza, al fine di avere evidenza dell’integrazione logica, oltreché materiale, degli allegati al verbale di riferimento.
Esame delle richieste
Il termine di conclusione del procedimento è di 120 giorni.
Qualora la proposta di scarto risulti improcedibile, questa Direzione generale comunica i motivi che determinano il mancato avvio del procedimento di autorizzazione allo scarto, quali – ad esempio – l’invalidità della delibera di proposta di scarto ovvero la mancata trasmissione di atti istruttori necessari.
Conclusione del procedimento
Il procedimento si conclude sempre con provvedimento espresso. Ai sensi del comma 4 dell’art. 20 della L. 241/1990, infatti, le disposizioni sul silenzio assenso non si applicano – tra gli altri casi – “agli atti e procedimenti riguardanti il patrimonio culturale e paesaggistico”. Il provvedimento finale può autorizzare, in tutto o in parte, la proposta di scarto deliberata dalla Commissione di sorveglianza e può contenere prescrizioni. Il diniego allo scarto è sempre motivato.
Casi particolari: richiesta di autorizzazione scarto di documentazione danneggiata
Nel caso in cui la proposta di scarto abbia ad oggetto documentazione danneggiata, le Commissioni di sorveglianza dovranno procedere secondo le indicazioni fornite da questa Direzione generale con la circolare n. 26 del 10/06/2021.
Casi particolari: scarto anticipato
Riguardo alla possibilità di richiedere lo scarto di documentazione per la quale non sono ancora decorsi i termini di conservazione previsti negli strumenti di selezione, si chiarisce che lo scarto anticipato è proponibile esclusivamente in relazione a documenti non soggetti a conservazione permanente e certamente destinati all’eliminazione dopo un certo lasso di tempo. In ogni caso, l’autorizzazione allo scarto potrà essere concessa solo a fronte di una dichiarazione, da parte dell'Amministrazione che li conserva e in capo alla quale permane la piena responsabilità di cui all'art. 5 del DPR 37/2001, dell'assenza di residua validità amministrativa degli atti e di contenziosi in essere circa le situazioni giuridiche ivi rappresentate.
Richiesta di informazioni
Informazioni circa l’invio o la ricezione di documentazione da parte di questa Direzione generale possono essere richieste alla Segreteria del Servizio II via mail (dg-a.servizio2[at]cultura.gov.it) o ai seguenti recapiti telefonici: 06 6723 6837; 06 6723 6930.
Per altre informazioni è possibile rivolgersi direttamente ai funzionari responsabili dei procedimenti.
PROCEDIMENTI DI SCARTO DOCUMENTI DEGLI UFFICI DELLO STATO - PROCEDURA SEMPLIFICATA
Si comunica che al momento la procedura semplificata di cui all’art. 7 del DPR n. 37/2001 non risulta attivata per nessuna Amministrazione statale.
