La Guida generale degli Archivi di Stato italiani descrive in maniera organica e secondo criteri uniformi tutti i fondi archivistici conservati presso l'Archivio centrale dello Stato e gli Archivi di Stato istituiti in ogni capoluogo di provincia - con le eventuali Sezioni dipendenti.
La documentazione prodotta dalle istituzioni statali è inquadrata nell'ambito di periodizzazioni storiche: Antichi regimi, Periodo napoleonico, Restaurazione, Regno d'Italia poi Repubblica italiana.
Nel Sistema Guida generale, oltre alla descrizione analitica dei singoli Soggetti produttori cui risultano intestati i fondi, è presente un profilo istituzionale generale di riferimento per quei Soggetti produttori retti da una normativa comune o afferenti ad una medesima tipologia: si tratta in prevalenza di uffici periferici dello Stato, ma anche di alcune tipologie di enti pubblici e alcune tipologie di documenti, quali ad esempio lo Stato civile; tali profili (o schede-repertorio) sono stati introdotti per tutti i Soggetti produttori a normativa comune del periodo preunitario e postunitario, ma risultano completi solo a partire dagli Stati del Periodo napoleonico.
Sia i soggetti produttori che i profili istituzionali sono inquadrati nel proprio contesto storico istituzionale di riferimento, cui si accede dalla sezione stati e istituzioni interagendo con un atlante storico; in tali contesti vengono presentati organicamente gli organi centrali e quelli locali o periferici degli Stati italiani nel corso dei secoli.
