Progetto per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione
Premessa
Il Gruppo di lavoro sui Comuni, istituito il 18 luglio 2002 con decreto del Direttore generale per gli archivi e incaricato di formulare «proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni», nasce anche sulla scia delle riflessioni suscitate dal convegno Labirinti di carta. L'archivio comunale, organizzazione e gestione della documentazione a 100 anni dalla Circolare Astengo, che si tenne a Modena nel 1998 e che vide una presenza notevole di archivisti di Stato e di archivisti degli enti pubblici intenti a dibattere, a distanza di cento anni, sull’attualità della circolare del prefetto Astengo, che dettava criteri di organizzazione delle carte negli archivi dei Comuni. Quel sistema, imposto dal Ministro dell’Interno a tutti i Comuni d’Italia, fu usato per più di cento anni e ancora oggi è in uso e ha svolto un ruolo molto importante nella corretta costituzione e conservazione degli archivi comunali. Dal dibattito che si è sviluppato a partire dall’incontro modenese, è emersa con evidente chiarezza la necessità di porre mano a quel titolario, non più rispondente alle mutate condizioni della realtà comunale di oggi.
La legislazione di riforma dell’assetto istituzionale ha conferito ai Comuni competenze sempre più articolate e un alto grado di autonomia. Allo stesso tempo, le norme sulla trasparenza e l’efficacia ed efficienza dell’azione della pubblica amministrazione hanno sottolineato la grande importanza degli archivi, visti come protagonisti della vita amministrativa e perno intorno al quale ruota l’ammodernamento dell’apparato burocratico. Il legislatore, cioè, dettando le modalità e i criteri di produzione, comunicazione e conservazione della documentazione, ha riconosciuto il ruolo centrale e determinante che l’archivio riveste nell’organizzazione delle pubbliche amministrazioni per il raggiungimento dei propri fini istituzionali, ponendo sul tappeto esigenze, per far fronte alle quali occorre un profondo ripensamento, se non della filosofia, dell’architettura del "sistema archivio".
L'amministrazione archivistica, continuando nell’opera da tempo intrapresa, che rientra a pieno titolo nelle funzioni di sorveglianza sugli archivi delle amministrazioni statali e di vigilanza sugli archivi degli enti pubblici, ha intensificato l’attività di indirizzo e di sostegno delle amministrazioni pubbliche nella progettazione degli archivi correnti. In accordo, quindi, con i presupposti di legge e in particolare con il DPR 29 dicembre 2000, n° 441, si è costituito questo gruppo di lavoro, che si giova anche di un’attenta e puntuale opera di ricostruzione delle funzioni conferite dalla legislazione dell’ultimo decennio ai Comuni italiani, realizzata dalla professoressa Bonfiglio-Dosio, che ha proposto un nuovo modello di titolario, applicato in via sperimentale dal Comune di Cadòneghe (PD). La proposta ha costituito la base delle riflessioni del gruppo.
Già inviato a tutte le Soprintendenze archivistiche per la divulgazione presso i Comuni del territorio di competenza, il nuovo titolario, presentato in molte città italiane, è stato testato in diversi Comuni d’Italia e dalla sperimentazione sono venuti suggerimenti e integrazioni che hanno permesso di modellare e ritoccare alcuni elementi che hanno reso più adattabile lo strumento alle diverse realtà interessate.
Il gruppo di lavoro, che è stato in parte rinnovato nella sua composizione con proroga delle attività fino alla fine del 2006, ha proceduto in questi anni alla elaborazione di strumenti integrativi di indubbia utilità per gli operatori degli archivi comunali. Sono stati prodotti quindi i sotto elencati strumenti:
- Linee guida per un manuale di gestione
- Piano di conservazione
- Prontuario per la classificazione
- Linee guida per fascicoli e serie
Il Gruppo di lavoro
- Giorgetta Bonfiglio-Dosio (Università degli studi di Padova), coordinatrice
- Giuseppe Mesoraca (Direzione Generale per gli Archivi), coordinatore
- Marina Messina (Soprintendenza archivistica per la Lombardia)
- Eugenia Vantaggiato (Soprintendenza archivistica per la Puglia)
- Giovanna Giubbini (Soprintendenza archivistica per l’Umbria)
- Gilberto Zacchè (Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna)
- Diego Robotti (Soprintendenza archivistica per il Piemonte e la Valle d’Aosta)
- Renato Delfiol (Soprintendenza archivistica per la Toscana)
- Paola Pavan (Archivio Capitolino di Roma)
- Valeria Pavone (Comune di Padova)
- Gloria Maroso (Comune di Verona)
- Letterio Turiaco (ANCI)
- Angela Gioia (Comune di Bari )
- Maurizio Galliani, che ha sostituito Daria Maistri (Comune di Milano)
- Salvatore Zaiti (Comune di Foligno)
- Gabriella Masini (Comune di Perugia)
